E-post

En sund e-posthantering betyder att vi lyckas undvika backlog samtidigt som vi avstår från att alltför nitiskt kolla om vi fått nya mail. För många är det också av värde att minska mängden e-post totalt.

Nedanstående råd syftar till att vi helst ska svara på våra mail inom vad som uppfattas som rimlig tid, ofta 24 timmar, åtminstone när det gäller arbets-mail.

Läs e-post
Kontrollera din e-post dagligen i jobbet och åtminstone varannan dag privat. Då slipper den som skriver till dig undra om du gått under jorden och du bör kunna undvika backlog. Uppger du en e-postadress för kontakt, så skapar det förvirring och irritation om du inte vittjar kontot regelbundet.

Kontrollera e-post måttligt
Som motvikt till dem som kollar sin e-post alltför sällan, har vi dem som kollar den hela tiden.

Såvida inte ditt arbete är att sitta och svara på e-post, så som det faktiskt kan vara på en kundtjänst eller liknande, så är det knappast nödvändigt att kontrollera sin e-post hela tiden. De flesta får bättre arbetsro och mer sinnesfrid om e-posten öppnas någon eller några gånger per dag.

Om du disponerar din arbetstid någorlunda efter eget huvud, så kan en bra idé vara att börja arbetsdagen med de uppgifter som känns mest angelägna. Först därefter, tittar du på e-posten. Det är ett sätt att undvika att dina piggaste arbetstimmar går åt till rutinmässig korrespondens.

Om du kollar e-posten ideligen av rent nervösa skäl, så kan det vara värt att undersöka varför. Ofta finns en rastlös, nervös känsla och ett behov av bekräftelse bakom.

Enklaste sättet att handskas med sådan nervositet är att bara känna den. Att kämpa emot känslan brukar inte löna sig, även om det ofta är det vi reflexmässigt gör. (Om vi inte går direkt till att agera ut den, vill säga.)

Om du alltså kollade din mail för tio minuter sedan, och nu får en impuls att kontrollera den igen, gör då inte det. Sitt i stället stilla och känn den nervösa känslan i kroppen. Var sitter den? Hur känns den? Andas och acceptera hur det känns. När du gjort den korta övningen, kan du kolla e-posten om du fortfarande vill.

Att börja känna den nervösa känslan i stället för att omedelbart handla på den, sätter igång en process där du kan börja frigöra det nervösa beteendet.

Svara på e-post
Det är ofta bäst att svara på e-post direkt när man läser dem. Många gånger läser vi först, funderar sedan och svarar eventuellt nästa dag. Är mailet ställt till dig personligen, svara på en gång. Beta av inkommande post när du ändå sitter där.

(Undantaget är förstås om du är irriterad. Då ska du inte svara direkt. Bättre att låta känslorna svalna först!)

Om du inte hinner eller kan besvara en fråga just nu, svara då till exempel: ”Hinner inte kolla detta just nu, återkommer efter helgen.” Då vet avsändaren åtminstone att du fått mailet och ungefär när ett besked kan väntas.

Om du inte kan svara på en fråga över huvud taget svarar du ”Det här är inte mitt bord. Du får fråga X.” Eller ”Det här är inte vårt ansvar. Vi kan inte hjälpa till med det här.” På så vis kan du avhända dig några ärenden och avsändaren kan fråga vidare.

Tänk på alla mail-användare är införstådd med mediets förutsättningar, det behövs inga långa utläggningar, bara ett kort och korrekt svar.

Grupp-mail och mail du fått ”för kännedom” behöver du självfallet inte besvara annat än om du faktiskt har något att tillföra.

Använd telefonen
Tänk på att du kan ringa upp också. Bara för att du fått ett meddelande i form av e-post, betyder inte det att du måste besvara det med mail. Komplicerade ärenden, som kräver långa, tidsödande svar, och känsliga ärenden, är det ofta bättre att ta per telefon.

Sura mail är det särskilt lämpligt att besvara på telefon. Folk är vanligen mycket mer förbindliga när de hör din röst, än när du är en anonym adress.

Att hantera olika typer av e-post

Skräpmail
Radera skräpmail. Trots försiktighet och spamfilter, tycks skräpmail till slut ändå hitta fram till oss. Det är ingen anledning att läsa dem. Radera.

Gruppmail
Använd ditt omdöme om du är en av flera mottagare av ett mail: Angår informationen verkligen dig personligen? Om svaret är nej, radera. Behöver du besvara mailet personligen? Om svaret är nej, låt dig inte frestas att lägga dig i diskussionen.

Viktiga mail
Om du behöver spara mail för att senare kunna referera till dem, lägg upp särskilda mappar för det. Håll de mapparna så tomma som det bara är möjligt, annars är sannolikheten stor att du senare i alla fall får svårt att hitta det där viktiga mailet.

Sentimentala mail
Spara inte mail av sentimentala skäl. Precis som byrålådor fulla med gamla julkort inte gör någon glad, är en inkorg nedlusad av ”kram” och ”puss” i längden inte vad du vill ha. Spara vänliga ord i ditt hjärta i stället.


Mail-karma

Tänk efter före
Det absolut enklaste sättet att minska antalet e-post i inkorgen är att minska antalet e-post man själv skickar. Tänk därför efter innan du trycker på ”skicka”-knappen. Är detta rätt information till rätt person vid rätt tillfälle? Om svaret är nej, radera då mailutkastet och övergå till andra arbetsuppgifter.

Precis som en del kollar sin mail som ett nervöst beteende, skickar vissa mail som ett rent uttryck för stress. Skicka inte stressmail. Du lättar kanske på din egen spänning för stunden, men när svaren börjar droppa in blir du bara störd.

Varning för ”svara alla”-funktionen
Om du svarar alla adressater i ett rund-mail, inbjuder du samtidigt alla att svara dig. Använd denna funktion med eftertanke: kanske kan du svara en nyckelperson i stället?

Håll dig till saken och håll dig kort
Skicka kärnfulla mail, helst med bara ett ärende i varje. Då kommer de mail du får tillbaka att vara sakliga och lättöverskådliga och därmed mer lättbesvarade.

Varning för e-post-listor och nyhetsbrev
Prenumerera inte på diskussionsgrupper. Det blir snabbt en stor mängd mail i inboxen – hinner och orkar du läsa? Ofta kan man gå on-line i stället, för att ta del av inlägg i diskussionsgrupper. Utnyttja den möjligheten när den finns. Då kan du läsa inläggen på dina egna villkor utan att stressas av en full inbox.

Och ta det lugnt med nyhetsbreven. Prenumerera absolut bara om du behöver informationen!

För mycket eftersökta personer
Om du till hör dem som får hundratals eller kanske tusentals mail om dagen, så säger det sig själv att du måste hitta en strategi för att möta detta. Om det inte känns aktuellt att anställa en assistent, är ett automatsvar, personligt skrivet av dig, en lösning som de flesta respekterar. Du kan skriva till exempel.:

”Kära vän/kund/läsare,

Tack för ditt mail! Tyvärr får jag så många mail, att jag inte har möjlighet att besvara alla. Jag hoppas att du kan acceptera detta automatiska svar som en bekräftelse på att ditt mail kommit fram. Jag läser så många mail jag hinner, och värdesätter ditt intresse för mitt arbete.

Med bästa hälsning,

XX”